118 kk09 tentang "Perjalanan Dinas"

A. MERENCANAKAN PERJALANAN BISNIS 

1. Dokumen - Dokumen yang perlu dalam perjalanan bisnis 

         Dokumen perjalanan dinas ialah keterangan - keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis atau perjalanan dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan. 

dokumen - dokumen yang diperlukan untuk melakukan perjalanan dinas adalah : 

• Paspor 
• Visa 
• Rencana perjalanan 
• Jadwal perjalanan dinas 
• dokumen kesehatan 
• Peta 
• Petunjuk Akomodasi 
• Agenda Pertemuan / agenda kerja 
• Surat Perintah Perjalanan Dinas 
• Voucher Perjalanan 
• Daftar nama yang akan dihubungi 
• Asuransi, dan lain sebagainya.

 

 2. Persiapan Pejalanan Dinas di Dalam Negeri 

     Untuk melakukan perjalanan dinas di dalam negeri, dokumen yang kita perlukan sebagai berikut : 

• Jadwal perjalanan dinas, yaitu suatu daftar acara perjalanan dinas yang berisi tentang nomor, waktu,kegiatan, dan keterangan.
• Janji temu dengan klien atau relasi, yang memuat tentang nomor, waktu, nama, kegiatan, dan perusahaan/kantror 
• surat tugas dari kantor

3. Persiapan Perjalanan Dinas ke luar negeri

    Untuk melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, dokumen yang mutlak harus punya, yaitu : paspor, visa, yellow card, dan fiskal.

• Paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat indentitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antarnegara.
• Visa merupakan tanda izin yang memberikan berupa pemberian cap/stempel pada lembaran - lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu pula.
• Yellow card (kartu kesehatan) merupakan kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk digunakan oleh warga negara Indonesia yang akan pergi ke luar negeri.
• Fiskal adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan terutama menyangkut pendapatan dan pengeluaran. 

4. Persiapan Transportasi 

    memilih sarana transportasi adalah hal yang perlu ditimbangkan pada saat merencankan perjalanan, karena salah satu sektor biaya terbesar yang dikeluarkan dalam perjalanan dinas.

    macam - macam sarana transportasi yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut : 

• Perjalanan darat 
• Perjalanan Udara 
• Perjalanan laut

5. Rencana akomodasi 

    Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan. 

langkah - langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan akomodasi penginapan antara lain meliputi : 

• Pemesanan kamar, dapat dilakukan melalui telepon atau faks.
• Check in, adalah pertama masuk hotel.
• Cara pembayaran, dapat dilakukan pada check in berdasarkan jenis kamar yang di pilih dan berapa lama waktu menginap.
• Check out, adalah saat tamu meninggalkan hotel atau penginapan.

 6. Rencana keuangan 

     Dalam melakukan perjalanan dinas, hal yang pertama adalah mencari informasi tentang biaya tiket perjalanan pulang - pergi dari tempat tinggal sampai tujuan. kita juga perlu mencari informasi tentang nilai tukar mata uang di negara tujuan. carilah informasi tentang biaya hidup sehari - hari di negara tujuan, mencari informasi biaya rata - rata mengenai : 

1. Sarana transportasi 
2. sarana akomodasi 
3. biaya untuk makan 

alat pembayaran yang dapat digunakan dalam perjalanan dinas sebagai berikut ;

• Uang tunai, adalah uang yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang sah.
• kartu kredit (credit card), adalah kartu yang dikeluarkan oleh bank.
• Traveller check (cek bepergian), adalah alat pembayaran semacam cek yang dibuat khusus untuk orang yang bepergian.
• Letter of credit (L/C), merupakan alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan.

Surat Perjalanan adalah dokumen resmi

yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang dari suatu negara yang memuat
identitas pemegangnya dan berlaku untuk
melakukan perjalanan antar negara.

Contoh membuat surat tugas

Cara menulis surat tugas untuk seorang karyawan berdasarkn perintah tugas yang diberikan oleh pihak perusahaan. Surat Tugas diberikan kepada seorang karyawan untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai dengan penjelasan yang tertera dalam isi Surat Tugas. Surat Tugas diberikan, karena tugas tersebut tidak dimuat dalam surat kontrak kerja sebelumnya atau pada saat karyawan bersangkutan diterima masuk bekerja.

Surat Tugas memberikan sebuah instruksi atau perintah dari atasan, bisa seorang manager, director atau owner dari perusahaan tersebut terhadap salah seorang karywan. Dengan diberikannya Surat Tugas, maka karyawan bersangkutan memiliki wewenang atau izin untuk mengerjakan apa yang diperintahkan oleh atasannya melalui Surat Tugas yang diterimanya.

Contoh pembuatan Surat Tugas untuk seorang karyawan

SURAT TUGAS (LETTER OF ASSIGNMENT)

No. PT HJ/ADM/04/12

Kepada : Herman Andika

Dari : Controller Dept

Lamp. : -

Tanggal : 25 Januari 2014

Surat Tugas ini diberikan kepada :

Nama : Herman Andika

Jabatan Terakhir : Staff Administrasi

Lokasi Kerja Terakhir : Sleman

Terhitung mulai tanggal 25 Januari 2014 saudara Herman Andika ditugaskan sebagai Koordinator adminsitrasi Keuangan dan Koordinator Administrasi Operasional.

Surat Tugas ini berlaku sejak tanggal 25 Januari 2014, dan sewaktu-waktu dapat ditinjau ulang sesuai dengan kebutuhan dan kebijaksanaan perusahaan.

Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya, dan diketahui oleh bagian terkait.

PT. HARLAN JAYA

Andi Ramlan                                               Herman Andika       

Controller Dept.                                           Karyawan

Tembusan:

1) Direktur

2) Unit Manager

3) Dept. Controller

4) File/Arsip

Dokumen-dokumen perjalanan dinas

No.	Nama jenis-jenis perjalanan bisnis	pengertian	Lembaga yang mengeluarkannya	Cara mendapatkannya
1.	Paspor	Dokumen perjalanan bisnis yang merupakan izin tertulis untuk meninggalkan Negara danberpergian luar negri dan melalui perbatasan suatu negara	Kantor imigrasi	Mendatangi kantor imigrasi setempat
2.	Visa	Tanda izin yang di cap atau di setempel pada lembaran-lembaran halaman dari buku paspor	Perwakilan atau kedutaan negara	Mendatangi konsulat atau kedutaan Negara yang bersangkutan
3.	Kartu kesehatan	Kartu yang menerangkan bahwa pemiliknya sehat dan gterbebas dari penyakit menular (cacar air,kolera,demam kuning,hepatitis)	Dinas kesehatan pemerintah/Departemen kesehatan	Mendatangi Dinas kesehatan pemerintah/Departemen kesehatan
4.	Fiskal	Pajak keberangkatan yang di keluarkan oleh seorang warga Negara yang ingin pergi keluar negeri	Kantor pepajakkan	Mendatangi kantor perpajakan setempat
5.	Exit premit	Pengesahan atas diijinkannya seseorang pegawai pemerintah melakukan perjalanan bisnis luar negeri	Departemen luar negeri	Mendatangi departemen luar negeri