Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.
Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan
diserahkan kepada seorang kasir kas kecil,
yang akan mempertanggungjawabkan setiap
pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil
bisa diserahkan kepada staf yang ada di unitunit
kerja.
Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash
register, dan besarnya jumlah kas kecil
berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja
dalam jangka waktu tertentu.
Pembayaran melalui Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti
pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena
pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi
pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil
dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah
pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat,
tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah
barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi
pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecil
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi
dengan cara :
1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti
pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda
persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil
yang telah dikeluarkan.
Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap
terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya
mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan
pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan
pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai
untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi
kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil
kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi
pembelian atau pengeluaran kas kecil.
Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
Metode Fluktuasi
Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas
kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas
kecil.
Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap
periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai
dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan
diserahkan kepada seorang kasir kas kecil,
yang akan mempertanggungjawabkan setiap
pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil
bisa diserahkan kepada staf yang ada di unitunit
kerja.
Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash
register, dan besarnya jumlah kas kecil
berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja
dalam jangka waktu tertentu.
Pembayaran melalui Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti
pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena
pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi
pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah
pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat,
tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah
barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi
pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecil
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi
dengan cara :
1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti
pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda
persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil
yang telah dikeluarkan.
Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap
terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya
mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan
pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan
pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai
untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi
kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil
kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas
kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas
kecil.
Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan
diserahkan kepada seorang kasir kas kecil,
yang akan mempertanggungjawabkan setiap
pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil
bisa diserahkan kepada staf yang ada di unitunit
kerja.
Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash
register, dan besarnya jumlah kas kecil
berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja
dalam jangka waktu tertentu.
Pembayaran melalui Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti
pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena
pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi
pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah
pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat,
tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah
barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi
pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai
untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi
kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil
kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
Pengelolaan Kas Kecil
PENGELOLAAN KAS KECIL Istilah kas kecil atau Petty Cash sering sekali kita ketahui dalam kehidupan sehari-hari sedangkan dalam laporan keuangan, kas kecil itu merupakan akun yang khusus dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil dan rutin. Adapun beberapa karakteristik dasar dari kas kecil, yaitu:
- Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh pihak Direksi. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
- Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.
- Disimpan di tempat khusus seperti kotak kecil yang biasanya disebut dengan petty cash box atau bisa juga di dalam amplop.
- Ditangani atau dipegang oleh kasir kas kecil.
Dalam suatu perusahaan kas kecil memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional, terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil tersebut. Biasanya kas kecil digunakan dalam transaksi kecil yang terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Sehingga perusahan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik karena jika tidak adanya pengelolaan setiap harinya maka dapat mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Contohnya apabila perusahaan kehabisan kas kecil, sedangkan kebutuhannya dalam pembelian ATK (Alat Tulis Kantor) atau materai harus dipenuhi dengan cepat, maka tidak mungkin kasir membeli barang tersebut dengan
cheque atau
debit card. Oleh karena itu ada beberapa tips dalam mengelola kas kecil, yaitu :
a. Menetapkan batas saldo kas kecilSaat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus menetapkan saldo atas kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan dalam suatu jangka waktu tertentu. Sebelum menentukan hal tersebut, terdapat dua metode pencatatn kas kecil yang bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif. Dalam metode imprest, saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang telah ditentukan. Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan. Sehingga pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Sedangkan pada metode fluktuatif saldo kas kecil tidak tetap tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
b. Menentukan Kasir Kas KecilSetelah menetapkan batas saldo, maka harus ada staf yang bertanggung jawab ataspengelolaan kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil. Dikarenakan fungsi kas kecil digunakan dalam transaksi-transaksi kecil dan sifatnya rutin. Selain itu tidak semua staf bisa dijadikan kasir karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih seorang kasir, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan menguasai program-program sederhana komputer, misalnya microsoft excel. Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan pelatihan tentang penanganan kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari memberi petunjuk tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.
c. Pengisian Kembali Kas Kecil Setelah batas saldo dan metode pencatatan kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas kecil lalu dihitung secara fisik dan harus ada serah terima resmi dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana tersebut. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepadaFinancial Controller sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan. Misalnya Lembaga A menggunakan metode imprest dimana saldo kas kecil tiap bulannya Rp. 5 juta, maka kasir kas kecil akan menerima jumlah yang sama tiap bulannya. Sedangkan Lembaga B menggunakan metode fluktuatif dimana waktu pengisian kembali kas kecilnya tidak tentu. Sehingga pada minggu pertama saldo kas kecilnya Rp. 2 juta ternyata pada minggu kedua tinggal sedikit maka dilakukan pengisian kembali. Jika pada minggu ketiga saldo kas kecil masih ada, maka tidak perlu diadakan pengisian kembali.
d.Penggunaan Kas Kecil Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari
Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus diarsipkan dengan baik.
Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat oleh kasirkas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.Selain itu
Financial Controller juga harus memeriksa fisik kas kecil dengan catatan yang telah dibuat oleh kasir kas kecil untuk mengantisipasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh kasir kas kecil.
mesin pengganda
2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.
Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya mesin pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim. Beberapa mesi pengganda yang ada saat sekarang adalah:
1.Mesin Fotocopy
a.Jenis-Jenis Mesin Foto copy Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin fotocopy dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin foto copy kecil (portable), mesin foto copy sedang (standar) dan mesin foto copy besar.
1) Mesin foto copy kecil Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)
2 ) Mesin foto copy sedang Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)
3) Mesin foto copy besar Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis b.
1 ) Baki Kertas, untuk menaruh kertas fotokopi
3 ) Tombol ON dan OFF, untuk menghidupkan dan mematikan mesin
4) Tombol STAR , untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi
5) Tombol Enlargement, untuk memperbesar salinan
6) Tombol Reduction, untuk memperkecil salinan
7) Tombol Fullsize, untuk membuat salinan biasa
8) Tombol Angka, untuk menentukan jumlah salinan 9)
Tombol Isyarat:
a. Paper Out, untuk mengetahui kertas habis, maka tombol ini akan menyala
b. Tones Out, untuk mengetahui tinta habis, tombol ini akan menyala
c. Exess Useste Tones, untuk mengetahui kerusakan mesin, tombol ini akan menyala
10) Tombol Open, untuk membuka mesin, apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu di perbaiki
11)Tabung tinta, untuk menaruh tinta
12)Kunci Kertas, berfungsi untuk :
a. menjepit kertas, bila di tarik ke atas
b. menetralkan kertas, bila di tarik ke bawah
13) Tabung Olie, untuk menempatkan olie mesin
14)Tombol Exposure Control Level, yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam, putih)
15)Copy Number Indicator, yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan
16)Clear Key, berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator)
17)Input Key Strip, tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi.
18)Copy Stop Key, tombol untuk menghentikan pengkopian Menggunakan Mesin Pengganda
20)Interapt Key, tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi)
21)Ready Indicator, lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk dioperasikan.
c. Cara Mengoperasikan Foto Copy Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut.
1) Bagian bak kertas kosong Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik
2) Bagian mesin pemroses Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.
3) Bagian bak penampung hasil Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan Adapun cara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:
1)Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
2) Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
3) Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4) Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
5) Tekan tombol cetak (start)
3 . Mesin StensilMesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan
stensil sheet
atau sit stensil. Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.
Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.
a.Bagian-bagian Mesin Stensil
Penjepit sheet stensil (stencil fiting bar)
Kain penyaring tinta (ink screen)
Plat Baja (steel band )
Pintu tinta (inker door)
Pompa tinta (ink pump)
Alat pengitung (counter)
Pengatur tinta (ink control)
Engkol (handle)
Pengatur posisi cetakan (copy positioning)
Pengungkit pencetak (print lever)
Pengatur pemasukan kertas (feed control)
Papan kertas (feed board)
Penahan kertas (back guide)
Papan penerima (receiving board)
Penutup kertas (paper guide)
macam - macam mesin stensil :
A. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator)
Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS,duplicator, roneo dan sebagainya.
Ciri-ciri mesin stensil manual:
Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator)
Ciri-ciri mesin stensil spiritus:
1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Menggunakan master paper
a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
4. Penggandaan menggunakan kertas folio
5. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.
Komponen mesin stensil sepiritus:
1. Tabung berisi cairan (fluid tank)
2. Alat penghitung (counter)
3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)
4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)
5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)
6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner)
7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button)
8. Engkol (handle)
9. Tutup atas (top cover)
10. Silinder logam (metal cylinder)
11. Tempat hasil gandaan (receiving tray)