KEARSIPAN
A. Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan,
penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem terrentu, sehingga apabila
arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam
waktu yang singkat.
B. Kegiatan Kearsipan
Menurut Drs. E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Kegiatan Penciptaan
Merupakan proses Pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri
dari pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar (Mail
Handling) Baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu
kendali (sistem pola baru).
2. Kegiatan Penyimpanan (Filling) dan penemuan kembali (Finding)
a) Kegiatan Penyimpanan (Filling) adalah kegiatan yang dimulai dari
pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep
(Deponeren/simpan). pemberian kode-kode penyimpanan samapi penempatan
arsip tersebut disimpan didalam folder dan dimasukan kedalam filling
cabinet.
b) Kegiatan Penemuan Kembali (Finding) adalah kegiatan yang dimulai
dari permintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai
dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar klasifikasi, hingga
menemukan kembali arsip ditempat penyimpanannya sesuai dengan kode
simpan.
3. Kegiatan Penyelamatan
Kegiatan penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak
diketahui oleh orang yang tidak berhak, rusak, atau hal lain-lain yang
menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari
kegiatan :
a) Pengamanan
b) Pemeliharaan
c) Perawatan
4. Kegiatan Penyusutan
adalah mengurangi jumlah arsip yanag disimpan, terutama
arsip-arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya. Sehingga arsip yang
tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi.
Kegiatan penyusutan arsip meliputi :
a) Penilaian/pemindahan
b) Pemusnahan
c) Penyerahan
C. Tujuan Pengolahan Arsip
Tujuan Pengolahan Kearsipan adalah sebagai berikut:
1) Memelihara arsip dengan baik
2) Penyimpanan warkat dengan sistem yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat
3) Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai
4) Menjamin kesehatan warkat baik isinya maupun bentuknya
5) Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik
D. Masalah Pokok Dalam Kearsipan Dan Pemecahannya meliputi:
1) Masalah Kearsipan
2) Masalah Pemecahannya
Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip anatra lain:
1) Sistem Abjad (Alphabetical)
2) Sistem Masalah ( Subject)
3) Sistem Nomor ((Numberic)
4) Sistem Tanggal (Choronologic)
5) Sistem Wilayah (Geographic)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar